Slik kan digitale rutiner gjøre internkontroll enklere for bedrifter
Gode rutiner er viktige for en trygg og effektiv arbeidsplass. Likevel kan det være krevende å holde oversikt over dokumenter, oppgaver og avvik når informasjonen er spredt mellom papirpermer, regneark og e-poster.
Digital internkontroll kan gjøre det enklere å samle informasjonen og følge opp det som skjer i den daglige driften. For mange bedrifter handler det ikke om å lage flere rutiner, men om å gjøre eksisterende rutiner lettere å finne, forstå og bruke.
Hva er internkontroll?
Internkontroll handler om å arbeide systematisk med rutiner, ansvar og oppfølging i virksomheten. Målet er blant annet å forebygge problemer, oppdage feil og sørge for at nødvendige tiltak blir gjennomført.
Hva bedriften må følge opp, avhenger av bransje og virksomhet. En restaurant kan for eksempel ha behov for rutiner knyttet til både HMS og matsikkerhet, mens andre bedrifter har andre risikoområder og krav.
Hvorfor samle rutinene digitalt?
Når ansatte vet hvor de finner oppdatert informasjon, blir det enklere å følge rutinene i praksis. En digital løsning kan samle sjekklister, dokumentasjon og informasjon om ansvar på ett sted.
Dette kan være nyttig når nye medarbeidere skal lære seg arbeidsoppgavene, eller når en leder trenger oversikt over hva som er gjort og hva som fortsatt må følges opp.
Digitale verktøy erstatter ikke godt internkontrollarbeid, men de kan støtte arbeidet ved å gjøre informasjon og oppgaver mer tilgjengelige.
Gjør det enkelt å registrere avvik
Et avvik kan være en uønsket hendelse eller en situasjon der en rutine ikke er fulgt. Dersom ansatte enkelt kan melde fra, får bedriften et bedre grunnlag for å undersøke problemet og vurdere tiltak.
En god prosess for avvikshåndtering bør gjøre det tydelig:
- Hva som har skjedd
- Hvem som skal følge opp saken
- Hvilke tiltak som er gjennomført
- Om saken er avsluttet eller trenger videre oppfølging
Når bedriften ser på avvik over tid, kan den også oppdage mønstre og forbedre rutinene sine.
Tilpass rutinene til arbeidshverdagen
Rutinene bør være relevante for virksomheten og forståelige for dem som skal bruke dem. Start gjerne med å kartlegge de viktigste arbeidsoppgavene og risikoene i bedriften. Vurder deretter om eksisterende sjekklister og dokumenter er enkle nok å bruke.
Det er også viktig å oppdatere rutinene når arbeidsmåter, utstyr eller regelverk endres. Involver gjerne ansatte i dette arbeidet: De kjenner ofte utfordringene i den daglige driften godt.
Bedre oversikt for virksomheter med flere avdelinger
For bedrifter med flere avdelinger kan felles maler bidra til en mer ensartet praksis. Samtidig bør det være rom for lokale tilpasninger der arbeidsoppgaver og behov varierer.
Et digitalt internkontrollsystem som AppnGO kan hjelpe virksomheter med å samle rutiner, avvik og dokumentasjon, slik at både ansatte og ledere får bedre oversikt.
Kom i gang med små forbedringer
God internkontroll trenger ikke å starte med et stort prosjekt. Begynn med ett område der bedriften trenger bedre oversikt, for eksempel registrering av avvik eller oppfølging av HMS-rutiner.
Når rutinene er enkle å finne og bruke, blir det lettere å gjøre internkontroll til en naturlig del av arbeidshverdagen.